Comment mieux gérer ses emails ?

Si vous êtes comme moi à gérer plusieurs boîtes mails, vous devez avoir l'impression d'être submergé ... Alors au lieu de faire de la brasse coulée, choisissez le crawl.
Voici comment j'ai réussi à ne plus avoir 5496 mails non lus ! Si cela fonctionne pour moi, cela peut fonctionner pour vous. Le but ? Eliminer une source de stress et gagner du temps pour faire ce qui nous plaît !

Etape 1 : Je me fixe des heures pour consulter et traiter mes mails

Si vous êtes un email addict, vous vérifiez vos emails toutes les 5 minutes en espérant voir arriver l'email de votre vie ... Vous vous en doutez, ce n'est pas de cette façon que vous êtes plus efficace. La meilleur solution consiste à aller voir ses emails à des heures fixes planifiées dans votre emploi du temps. Pour moi c'est 11h et 16H30 qui correspondent à mes moments de baisse de régime. Je m'accorde deux fois 1/2 h pour les trier et les traiter. Mais par exemple, la boîte mail où je reçois tous les emails de contact ( Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ), je ne la traite que le matin 1 jour sur 2. Et je prends du temps pour cette tâche sur mon planning en plus !

Lorsque je passe mes email en revue, j'utilise la règle des 2 minutes de David Allen (auteur de la méthode Getting things done) que j'aie trouvée sur le net. Le principe est simple. Si je peux répondre à un email en moins de 2 minutes, je le fais immédiatement et j'archive ensuite le message dans le dossier fait. Si je dois réfléchir plus de 2 minutes ou faire une recherche, je l'archive dans le dossier "attente". Je traiterai ce message plus tard sur mon temps de recherche, de prospection, de rédaction ... Ou le lendemain ... Et je tiens au courant mon interlocuteur du temps que cela va me prendre !

Etape 2 : Je fais des réponses brèves et précises

J'essaye de répondre à un email professionnel en 5 phrases maximum. Pour les mails perso, c'est un peu plus difficile. J'essaye tout de même de me fixer des limites, et d'aller à l'essentiel.

Etape 3 : J'optimise le tri au maximum

Je n'ai pas fait de formation sur Outlook et je n'ai jamais pris le temps d'essayer de comprendre toutes les fonctionnalités. Donc la gestion de mes boîtes mails était compliquée et peu satisfaisante. Arrivaient sur ma boîte "Outlook" mes mails perso uniquement, les autres j'allais les consulter directement sur les serveurs. Du coup, je perdais beaucoup de temps en manipulations ... Et, je perdais certaines informations ... Sur les conseils d'un ami, j'ai choisi de passer à Gmail et cela me convient très bien. Je suis sûre que certains d'entre vous réussissent à faire mieux que moi avec Outlook ou avec un autre système de messagerie libre. N'hésitez pas à partager votre expertise.

Sur Gmail, je centralise toutes mes boîtes mails au même endroit que je peux consulter indifféremment chez moi, au bureau ou en déplacement. Vous n'êtes pas obligé de vous encombrer avec une boîte Gmail (je garde mon adresse secrète) : vous pouvez garder vos anciens comptes et récupérer tous vos emails. Vous pouvez même rédiger vos réponses en choisissant votre adresse par défaut. Seul hic, avec les messageries qui n'utilisent pas le protocole pop, cela ne fonctionnent pas.

Je trie beaucoup plus efficacement : je ne suis plus obligé de choisir entre mettre dans un dossier, laisser sur la boîte de réception ou supprimer. J'archive sans me poser des questions pendant des heures. Ce qui est très pratique pour moi car je garde l'information accessible. Si j'en ai besoin plus tard, je peux compter sur le moteur de recherche pour la retrouver. La gestion de l'information, c'est un peu le métier de google. (bon, cela fait un peu peur de faire confiance ainsi à un mastodonte de la communication ...)
Sur Gmail, il n'y a pas de noms de dossiers mais des labels, simples et rapides à créer. Et ils possèdent un grand avantage : ils peuvent s'ajouter. Vous pouvez par exemple avoir un email avec les labels "Perso" et "A faire", ce qui est pratique pour retrouver vos infos et organiser votre travail.
Il y aussi la fonction classique filtre qui est une action automatique réalisée en fonction de critères définis à l'avance. Vous classez automatiquement sous un label en fonction de la boîte mail, de l'émetteur ou de l'objet du message. Par exemple les emails très nombreux que je reçois sur Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. sont directement archivés avec un label spécifique pour que je les consulte sans problème. Ils n'encombrent plus ma boîte mail !

Etape 4 : Tous les soirs, ma boîte mail doit être vide !

Le but de cette étape est de garder uniquement le strict minimum dans sa boite de réception.
Je supprime par exemple tous les emails contenant des offres promotionnelles. Si j'ai besoin de quelque chose, j'irai tout de façon sur le site qui m'intéresse.
Je ne suis abonnée qu'aux newsletters à haute valeur ajoutée.
Le but de cette étape n’est pas de gérer ses emails une fois dans votre boite de réception mais d’attaquer le problème à la source, c’est à dire recevoir uniquement des emails utiles. Pour cela c’est facile, demandez-vous si les informations que vous lisez valent les 5 minutes que vous passez à le lire. Si vous hésitez, désinscrivez-vous.
Pour finir, la plupart des réseaux sociaux (facebook par exemple) vous envoie une alerte par email chaque fois qu’un nouvel “ami(e)” vous rajoute à son réseau ou vous tagge sur une photo. Si vous allez régulièrement sur votre interface, désactivez ces notifications par mail.

Si vous avez votre propre méthode pour gérer efficacement vos emails, partagez la en commentant cet article !

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